如何編寫完美的會議備忘錄（有和沒有AI）

您剛剛走出了充滿想法，計劃和熱情的會議。

但是您想知道：“如何將我們討論的內容凝結成一個簡潔的文檔，將所有人都放在同一頁面上？”這是會議備忘錄進來的地方。

在本文中，我們將探討如何在AI的幫助下編寫完美的會議備忘錄。

什麼是會議備忘錄？

會議備忘錄樣本

會議備忘錄是一份文檔，其中包括會議詳細信息，例如標題，目標，議程，討論和行動項目。有時也稱其為會議備忘錄，摘要或分鐘。但是無論您稱之為什麼，會議備忘錄都確保所有關鍵的收穫和決策都會有效地記錄並有效地傳達給您的團隊。

會議備忘錄的目的

會議備忘錄有幾個目的：

文件:這是會議期間發生的事情的書面記錄。
責任：它清楚地概述了行動項目，截止日期和所有者，以確保問責制和跟進。
結盟：它使團隊與您的目標保持一致，因此每個人都對自己的工作有了很大的看法。

會議備忘錄的關鍵要素

結構良好的會議備忘錄通常包括以下元素：

標頭：包含會議的主題，日期和參與者。
客觀的：顯然說明了會議的目的。
議程：簡要概述了會議期間涵蓋的主題。
討論：總結會議的主要討論，通常按照他們的出現順序。
行動項目：該列表包括任務，完成截止日期以及負責的人。
下一次會議：如果適用，則可能會提及下一次會議的時間。

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完美會議備忘錄的示例

完美的會議備忘錄應包括會議的所有重要細節。以下是一個示例：

主題行：季度營銷評論

日期：2023年10月20日

到：營銷團隊

來自：[您的名字]，[您的工作標題]

大家好！

我希望你一切都好。我們最近的季度員工會議富有成效，我想與您分享一個簡短的摘要和行動計劃。

客觀的：

我們討論了下一季度的營銷策略和目標。

亮點：

我們討論了我們的關鍵指標，發現廣告上的轉換已經下降。
我們審查了我們當前的策略，發現我們的受眾定位太廣泛。
我們查看了競爭對手在做什麼，發現拍賣比以前更具競爭力，而我們的競爭對手發起了高性能的創意。
我們檢查了客戶的反饋，並確定了一些改進的機會。

行動項目：

修改我們的在線廣告。所有者：市場經理，截止日期：2023年11月15日
改善我們的網站內容。所有者：內容作家，截止日期：2023年12月10日
密切關注我們的競爭。所有者：銷售經理，截止日期：正在進行
設定更清晰的性能目標。所有者：團隊負責人，截止日期：2023年10月28日

請查看這些物品，我們將討論2023年11月15日的進度。

感謝您的辛勤工作！

此致，

[你的名字]

[您的職務]

該備忘錄示例傳達了會議的目標，突出顯示和行動項目。以此備忘錄示例為您的團隊遵循的明確路線圖。

AI工具可以幫助編寫會議備忘錄，但了解手動過程很重要。您可以使用4個指南單詞來幫助您創建清晰的備忘錄：

客觀的：清楚說明備忘錄的目的。
觀眾：解決預期的收件人。
內容：簡潔地組織信息。
行動：包括下一步和職責。

這是一份詳細指南，可幫助您創建一份備忘錄，以使團隊保持一致：

步驟1：定義您的目的

首先確定會議備忘錄的關鍵目標。備忘錄的主要目的是什麼，您想傳達什麼給聽眾？考慮以下問題：

會議的原因是什麼？
什麼是關鍵要點和行動項目？
自從會議開始以來，我需要溝通任何關鍵信息或更新嗎？

步驟2：觀眾考慮

想想您的聽眾。您是在向整個團隊或特定個人講話嗎？主要考慮因素包括：

是否有需要採取行動的特定團隊成員？
什麼級別的細節合適？每個人都有他們需要的東西嗎？

步驟3：清晰度和簡潔

保持您的備忘錄清晰簡潔。考慮清晰和簡潔的以下技巧：

使用普通，易於理解的語言。
避免技術術語或特定行業的行話。
考慮使用項目符號，標題和小標題來構建內容。

步驟4：動作項目和截止日期

確保在員工會議備忘錄中包括行動項目，責任和截止日期。這有助於確保您討論過的事情。這是如何有效地解決行動項目和截止日期的方法：

清楚地列出了會議產生的行動項目。
將責任分配給特定的團隊成員。
包括完成任務的截止日期或目標日期。

這就是您編寫會議備忘錄所需的一切，但是如果您根本不需要編寫會議備忘錄怎麼辦？通過訪問會議的成績單，AI可以做到！

如何與AI一起寫會議備忘錄

AI工具可以幫助您輕鬆創建會議備忘錄。使用像AI工具這樣的工具Tactiq，您可以抄錄您的虛擬會議。這是使用Tactiq的AI撰寫會議備忘錄的分步指南：

下載Tactiq Chrome擴展名：您可以在此處下載Tactiq的免費Chrome擴展名。

記錄和抄錄：安裝Tactiq擴展程序後，請在首選的視頻會議工具（Google Meet，Zoom，MS團隊等）上記錄會議。您將在右側的右邊看到Tactiq小部件，實時抄錄對話。

訪問成績單：會議結束後，成績單將自動保存到您可以搜索，查看和下載的Tactiq中的成績單列表中。

總結會議備忘錄的要點：使用成績單作為參考來總結重要的討論，決策和行動項目。 Tactiq的AI自動強調了筆錄中的許多重要點。

通過遵循本指南，您可以創建一個明智，簡潔並與團隊的目標保持一致的會議備忘錄。在此處使用AI節省了時間，並最大程度地減少了從以前的會議中忽略重要細節的風險。

如何與Chatgpt的AI一起編寫會議備忘錄

使用Chatgpt的AI也可以幫助您節省時間寫作備忘錄。這是使用ChatGpt編寫會議備忘錄的逐步指南，並在示例提示下：

建議閱讀：

步驟1：獲取呼叫的筆錄（例如，帶有tactiq）

使用Tactiq創建會議的成績單。您可以查看我們的教學視頻這裡。

步驟2：選擇提示

設定基調：選擇與您想要的備忘錄所需的音調和样式相匹配的提示。例如：

“關於我們的季度團隊會議的專業且內容豐富的備忘錄。”

確定重要主題：指定您要涵蓋的主題。 Chatgpt將使用此信息生成相關內容。例如：

“討論備忘錄中的財務績效部分。”

確定可操作的項目：請求Chatgpt從會議討論中確定可行的項目和重要細節。示例提示包括：

“突出營銷團隊需要立即關注的行動項目。”
“列出銷售部門討論的任務的截止日期。”

步驟3：chatgpt生成內容

將成績單複制並粘貼到chatgpt中。這創造了您的備忘錄的基礎。
提供提示：帶有您之前選擇的特定提示的飼料Chatgpt。

指南chatgpt：Chatgpt將根據您提供的提示生成備忘錄的部分。您可以通過在請求中更明確地指導AI。例如：

“請解釋新項目的目標和團隊成員負責。”

步驟4：審查和編輯

人類的監督：始終查看Chatgpt生成的內容，以確保准確性和連貫性。
為了清楚地編輯：編輯內容以清晰度和可讀性。您可以重現句子，更正語法，並確保信息流邏輯流。

通過使用ChatGpt，您可以節省時間製作清晰可行的會議備忘錄。 AI可以幫助創建備忘錄，但請記住，您需要對其進行編輯，以使備忘錄更加精緻和連貫。

關於如何編寫完美會議備忘錄的關鍵要點（有或沒有AI）

以下是幫助您編寫有效會議備忘錄的提示的快速摘要：

方法：請記住，備忘錄記錄了重要的會議細節和決定，而不是會議中的所有內容！
結構：結構良好的會議備忘錄包括主題，日期和與會者的標題，客觀聲明，議程，討論摘要，具有職責和截止日期的行動項目以及有關下次會議的信息（如果適用）。
寫作過程：在沒有AI的情況下編寫會議備忘錄涉及定義備忘錄的目的，考慮您的聽眾，確保清晰度以及列出行動項目和截止日期。
使用Tactiq：諸如Tactiq之類的AI工具可以幫助轉錄和總結以前的會議，獲得亮點和關鍵見解以及呈現行動項目。但是，個性化對於使備忘錄引人入勝至關重要。
使用chatgpt：Chatgpt的AI可用於使用成績單和特定提示為您的備忘錄生成內容。儘管您需要查看和編輯內容以提高準確性。

這些技巧將幫助您創建完美的會議備忘錄，無論您使用AI還是手動進行。